Cuestionario — Sistema a la medida para su clínica

Cómo llenarlo (léalo, es rápido)

No hay respuestas correctas ni incorrectas. Contesten con lo que hacen hoy.
Si algo no aplica o no lo saben, déjenlo en blanco — lo resolvemos juntos en la reunión.
No tiene que llenarlo una sola persona: cada área (dirección, recepción, farmacia, administración) puede contestar la parte que le toca.
Sus respuestas se guardan solas en esta computadora; pueden cerrar y continuar después.
Al terminar, presionen “Enviar respuestas a SCG” y listo — nos llegan directo, no tienen que reenviar nada. (Si quieren, pueden guardar una copia en PDF para ustedes.)

Nombre de la clínica

1 Su clínica y su equipo

Para dimensionar el sistema, entender cómo se conectan sus sucursales y definir quién ve y hace qué.

1.1 ¿Cuántos médicos atienden en total?

1.2 ¿Cuántas sucursales o ubicaciones tienen? ¿Dónde están?

Si son varias, cuéntennos un poco de cada una.

1.3 Entre sucursales, ¿qué comparten? (marquen todo lo que aplique)

Esto define si es un solo sistema conectado o cada sucursal por separado.

El mismo expediente y pacientes (un paciente puede ir a cualquier sucursal) El inventario de farmacia La agenda de citas Precios y promociones El personal rota entre sucursales Cada sucursal opera de forma independiente

1.4 ¿Cuántas personas hay en cada área? (en total, todas las sucursales)

Escriban un número junto a cada una.

1.5 ¿Quiénes son los dueños y deben poder ver todos los números del negocio (de todas las sucursales)?

1.6 ¿Cuántos consultorios y salas tienen? (por ejemplo, sala de láser; indiquen por sucursal si aplica)

1.7 ¿Hay cosas que ciertos empleados NO deberían poder ver o hacer?

Por ejemplo: que recepción no vea utilidades, que una sucursal no vea la de otra, que farmacia no edite expedientes.

2 Cómo atienden hoy

El corazón del sistema es el expediente. Queremos que se sienta como su forma de trabajar, pero ordenada.

2.1 En una primera consulta, ¿qué datos le toman al paciente?

Cuéntennos todo lo que capturan. Si tienen una hoja o formato de primera vez, ¡es oro para nosotros!

2.2 ¿Nos pueden compartir su hoja/formato de primera consulta actual?

Sí No tenemos uno fijo

2.3 Hoy, ¿cómo anotan el diagnóstico del paciente?

Lo escribimos con nuestras palabras (texto libre) Elegimos de una lista de padecimientos Con códigos de diagnóstico (un catálogo estándar, tipo CIE-10) Otro:

2.4 ¿Qué antecedentes preguntan siempre?

Por ejemplo: alergias, diabetes, embarazos, uso previo de isotretinoína, etc.

2.5 ¿Registran el tipo de piel (fototipo) del paciente?

Sí No A veces

3 Los padecimientos que más ven

Esta es la clave para que después puedan responder de un clic “¿cuántos pacientes tengo con acné?”. Entre más completa la lista, mejores sus reportes.

3.1 ¿Cuáles son los padecimientos que más atienden?

Escriban todos los que se les ocurran, en su lenguaje. Nosotros los ordenamos después.

3.2 ¿Suelen clasificar la gravedad? (leve / moderado / grave)

Sí No

3.3 ¿Registran la zona del cuerpo afectada?

Sí No

4 Tratamientos y sesiones

Muchos tratamientos llevan varias visitas y se venden en paquetes. El sistema controlará sesiones vendidas vs. usadas para que no se les escape dinero ni pacientes.

4.2 ¿Los venden en paquetes de varias sesiones?

Sí, casi todo Algunos No, por sesión suelta

4.3 ¿Cómo cobran los tratamientos? (marquen todo lo que aplique)

Pago completo por adelantado Por sesión, conforme avanzan Anticipo + parcialidades Con promociones o descuentos Otro:

4.4 Describan cómo funciona un paquete típico (cuántas sesiones, cada cuánto, precio aprox.)

4.5 ¿Anotan parámetros de cada sesión? (potencia del láser, tipo de peeling, unidades de toxina…)

Sí No No, pero nos gustaría

5 Fotografías y consentimientos

Las fotos antes/después son el corazón de la dermatología estética. Necesitamos saber el volumen para dimensionar el almacenamiento (aquí Datahealth se queda muy corto).

5.1 ¿Toman fotos antes/después de los pacientes?

Sí, siempre A veces No

5.2 Aproximadamente, ¿cuántas fotos toman por paciente o por tratamiento?

5.3 ¿Con qué las toman?

Celular Cámara profesional Otro:

5.4 ¿Firman consentimiento antes de un procedimiento?

Sí, en papel Sí, digital No

6 Farmacia

Su farmacia irá integrada al expediente y al cobro, con control de inventario, lotes y caducidades.

6.1 ¿Qué venden en su farmacia? (marquen todo)

Medicamentos Cremas y productos para el cuidado de la piel (dermocosmética) Protectores solares Insumos / material Otro:

6.2 ¿La farmacia se cobra junto con la consulta o en un ticket aparte?

Junto con la consulta Aparte Las dos formas

6.3 ¿Manejan lote y caducidad de los productos?

Sí No Nos gustaría

6.4 ¿Venden medicamentos controlados (por ejemplo, isotretinoína)?

Sí No

6.5 ¿Cuántos productos tienen aprox. y llevan algún inventario hoy?

7 Recetas y estudios

Las recetas pueden salir impresas con membrete y cédula, o llegarle al paciente por WhatsApp y a su portal.

7.1 Hoy, sus recetas son:

En papel Digitales Las dos

7.2 ¿Piden estudios de laboratorio o imagenología? ¿Con qué laboratorios trabajan?

7.3 ¿Les gustaría que el paciente reciba su receta e indicaciones por WhatsApp o en su portal?

Sí No Tal vez

8 Citas y agenda

Queremos una agenda que los médicos puedan ver desde su celular y que el asistente de WhatsApp use para dar horarios reales.

8.1 ¿Cuántas citas por día atienden aproximadamente? (en total y/o por médico)

8.2 Hoy, ¿con qué agendan?

8.3 ¿Qué horario atiende cada médico?

Nos sirve para que el sistema y el bot calculen los huecos libres.

8.4 ¿Quieren ver su agenda en el celular, sincronizada con Google Calendar?

Sí No

8.5 ¿Hoy envían recordatorios de cita? ¿Por dónde?

9 WhatsApp y redes sociales

El “bot” es un asistente en WhatsApp que atiende a sus pacientes solo. Aquí nos dicen qué tanto quieren que haga.

9.1 ¿Tienen un WhatsApp dedicado de la clínica? ¿Cuál es el número?

9.3 ¿Quién maneja hoy su Facebook e Instagram?

9.4 ¿Les gustaría publicar en redes desde el mismo sistema y captar pacientes por ahí?

Sí No Nos interesa saber más

10 Facturación

Podemos conectar el cobro directo con su facturación. Para saber cómo, necesitamos identificar bien su programa.

10.1 ¿Qué programa usan para facturar?

Si es de CONTPAQi, ¿saben cuál? Es importante para conectarnos.

CONTPAQi Factura Electrónica CONTPAQi Comercial Start CONTPAQi Comercial Pro CONTPAQi Comercial Premium Es CONTPAQi pero no sabemos cuál Otro programa:

10.2 ¿Facturan todo o solo cuando el paciente lo pide?

Todo Solo cuando lo piden

10.3 ¿Cómo prefieren que trabaje el sistema con la facturación?

Que facture automáticamente al cobrar Que solo prepare los datos y nosotros facturamos como hoy No estamos seguros, oriéntenos

10.4 ¿Trabajan con seguros médicos / aseguradoras?

Sí No

11 El dinero y sus números

Queremos que los dueños abran el sistema y vean, de un vistazo, todos sus números claros. Aquí nos dicen cuáles.

11.2 ¿Qué formas de pago reciben? (marquen todo)

11.3 ¿Hacen corte de caja? ¿Quién y cuándo?

11.4 ¿Hay algún descontrol de dinero que les preocupe y quisieran evitar?

Esto nos dice qué blindar. Con confianza.

12 Lo que hoy NO pueden responder

Aquí está el mayor valor del proyecto: convertir su información en respuestas.

12.1 ¿Cuáles 3 a 5 preguntas les gustaría poder responder de un clic?

Ejemplos: “¿cuántos pacientes tengo con acné?”, “¿qué tratamiento me deja más?”, “¿qué médico atiende más?”, “¿cuántos pacientes no han regresado en 6 meses?”.

13 Su información actual

Queremos rescatar lo que ya tienen en su sistema actual y traerlo al nuevo.

13.1 ¿Cuántos pacientes activos tienen aproximadamente?

13.2 ¿Se puede exportar la información de su sistema actual?

Sí No No sabemos

13.3 ¿Qué información es indispensable conservar del sistema actual?

14 Dónde vivirá el sistema

Nos ayuda a recomendarles si conviene un servidor propio en la clínica o uno en la nube.

14.1 ¿Tienen internet estable en la clínica? ¿Qué proveedor?

14.2 ¿Dónde prefieren que vivan sus datos?

Los dos caminos son seguros. Es más una preferencia de control.

Físicamente en la clínica (servidor propio) En la nube cifrada (siempre disponible) Lo que ustedes nos recomienden

14.3 ¿Cuántas computadoras o tablets usarían el sistema al mismo tiempo?

14.4 ¿Qué impresoras usan? (recetas, tickets, etiquetas)

15 Sobre su sistema actual

Con toda confianza: esto nos ayuda a hacerlo mejor y a no repetir lo que no les funciona.

15.1 ¿Qué es lo que más les frustra del sistema que usan hoy?

15.2 ¿Qué es lo único que sí les gusta y no querrían perder?

15.3 ¿Cuánto pagan al mes por su sistema actual?

Base + por médico + cualquier extra. Nos sirve para mostrarles el ahorro.

16 Algo más

16.1 ¿Hay algo más que quieran que sepamos, o algo que sueñen tener en su sistema ideal?

Cuestionario para su nuevo sistema

Cómo llenarlo (léalo, es rápido)

1 Su clínica y su equipo

2 Cómo atienden hoy

3 Los padecimientos que más ven

4 Tratamientos y sesiones

5 Fotografías y consentimientos

6 Farmacia

7 Recetas y estudios

8 Citas y agenda

9 WhatsApp y redes sociales

10 Facturación

11 El dinero y sus números

12 Lo que hoy NO pueden responder

13 Su información actual

14 Dónde vivirá el sistema

15 Sobre su sistema actual

16 Algo más

¡Gracias!